詳談如何當(dāng)好一名保安公司辦公室主任

　　　　　　　　              溫州市保安服務(wù)總公司　周兆松

       保安服務(wù)業(yè)做為特殊服務(wù)行業(yè)，主要是根據(jù)客戶單位的需求，以人防、技防、物防等安全保護(hù)手段為主和其他服務(wù)類型相結(jié)合的服務(wù)性行業(yè)，主要目的為保護(hù)客戶人身、財(cái)產(chǎn)和信息等安全，維護(hù)客戶合法權(quán)益。保安公司既不同于其他團(tuán)體、機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位及群眾組織，又不同于國家法定執(zhí)法機(jī)關(guān)。

     隨著2010年《保安服務(wù)管理?xiàng)l例》出臺(tái)，保安服務(wù)市場的全面開放和民營保安公司的大量出現(xiàn)，我國保安行業(yè)在近幾年內(nèi)得到了迅速發(fā)展。保安公司做為社會(huì)公共安全保障體系中的一支民間力量，逐步成為協(xié)助政府維護(hù)社會(huì)治安的生力軍。在保安公司的眾多部門中，辦公室做為公司的綜合部門，是保安公司運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞和核心機(jī)構(gòu)，也是承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方的樞紐，因此能否充分發(fā)揮辦公室的工作職能直接影響公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展。同時(shí)，辦公室主任作為部門負(fù)責(zé)人對辦公室工作的開展起著決定性的作用。保安公司的特殊性決定了其辦公室主任也必須具備特殊素質(zhì)要求與之相對應(yīng)，以推動(dòng)及規(guī)范公司的發(fā)展。而如何當(dāng)好一名保安公司辦公室主任，我認(rèn)為應(yīng)該要做到以下幾點(diǎn):

     一是要具有基層保安工作經(jīng)歷，做一名“接地氣”的辦公室主任。辦公室主任除具備各項(xiàng)辦文、辦會(huì)、辦事等綜合素質(zhì)能力外，更需要具有基層保安工作經(jīng)歷，“接地氣”的深入到基層，了解基層保安員的工作及客戶的需求，深刻體會(huì)基層保安工作的流程與操作，在實(shí)踐中更能深刻掌握客戶需要什么、保安工作缺乏什么、哪里不到位、如何改進(jìn)等實(shí)際情況。

     保安公司在承接各項(xiàng)保安服務(wù)項(xiàng)目時(shí)，辦公室需要擬定保衛(wèi)方案，在擬定方案時(shí)必須綜合考慮保安崗位如何設(shè)置、人員如何投入、職責(zé)如何分工、裝備如何投入、保安工作標(biāo)準(zhǔn)和應(yīng)急預(yù)案如何制訂、保安培訓(xùn)有何要求、保安收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等實(shí)際情況。有基層工作經(jīng)歷的辦公室主任更能隨心應(yīng)手，科學(xué)合理的結(jié)合實(shí)際完成保安服務(wù)方案，避免服務(wù)方案的不切實(shí)際。另外在參與保安服務(wù)項(xiàng)目招投標(biāo)工作時(shí)，標(biāo)書中商務(wù)標(biāo)的擬定、技術(shù)資信標(biāo)的分析成型及各項(xiàng)方案的擬定等工作，各保安公司基本上都是由辦公室負(fù)責(zé)。辦公室主任的水平直接關(guān)系投標(biāo)文件的制作水平，對項(xiàng)目能否中標(biāo)起決定性作用?，F(xiàn)階段各保安服務(wù)項(xiàng)目的招投標(biāo)不同于以往的低價(jià)中標(biāo)，基本上以技術(shù)資信部分為主，政府采購招標(biāo)文件中常以商務(wù)分20%，技術(shù)資信分80%的比例開展招標(biāo)工作，故在制作技術(shù)資信標(biāo)中的保安服務(wù)方案、工作流程、保安工作特點(diǎn)難點(diǎn)及解決措施、管理機(jī)制等技術(shù)資信評(píng)分項(xiàng)時(shí)，必須要有足夠的基層工作經(jīng)歷為基礎(chǔ)及依托，結(jié)合寫作水平，方能更真實(shí)的按實(shí)際要求寫出科學(xué)、合理、規(guī)范的投標(biāo)文件。若辦公室主任缺乏基層工作經(jīng)歷，單憑主觀空想，不能結(jié)合實(shí)際需求解決實(shí)際問題，猶如閉門造車、紙上談兵，難以制作出優(yōu)秀的投標(biāo)文件。

　  二是要堅(jiān)持原則，發(fā)揮作為領(lǐng)導(dǎo)參謀的助手作用。辦公室主任一定要有全局觀念，始終以公司利益為出發(fā)點(diǎn)。國外保安行業(yè)發(fā)展已經(jīng)過上百年，具備豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，這些無疑都是國內(nèi)企業(yè)在短期內(nèi)難以達(dá)到的一個(gè)目標(biāo)。中國保安業(yè)發(fā)展只有三十多年，特別是2010年《保安服務(wù)管理?xiàng)l例》出臺(tái)之前，都是壟斷式的國有企業(yè)，行業(yè)發(fā)展具有一定的滯后與約束性，發(fā)展緩慢。

     在《條例》出臺(tái)后，各民營保安公司也相繼成立，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展讓社會(huì)對安保的需求不斷加大，而且隨著“一帶一路”發(fā)展向前推進(jìn)，保安企業(yè)在強(qiáng)大自身實(shí)力的同時(shí)也需走出國門，開拓國際市場。因此，保安企業(yè)急需快速規(guī)范化發(fā)展，只有做大做強(qiáng)方能走出國外，與國外保安企業(yè)相競爭。

     如今，中國保安服務(wù)的規(guī)范操作正在不斷的摸索、探討與發(fā)展中，保安公司的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)也相繼提高與完善，其中保安公司管理制度建設(shè)的完善與規(guī)范對推動(dòng)公司的發(fā)展起重要作用。

     保安公司在管理模式及先進(jìn)制度建設(shè)方面若無法跟上時(shí)代發(fā)展的潮流，必將被市場所淘汰，也無法與國外歷史悠久的企業(yè)相競爭。對于公司的規(guī)范化建設(shè)，辦公室主任要充分發(fā)揮作用，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，提供正確的信息與資源。一要辦公室主任通過對國內(nèi)外整個(gè)保安服務(wù)行業(yè)的發(fā)展分析，特別是國內(nèi)保安服務(wù)行業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀、發(fā)展方向、發(fā)展前景進(jìn)行分析與預(yù)測，結(jié)合保安公司的實(shí)際情況，把握趨勢，深入分析，去偽存真，為領(lǐng)導(dǎo)提供各項(xiàng)信息；把控公司的發(fā)展規(guī)劃與發(fā)展方向，為領(lǐng)導(dǎo)分析問題、作出決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的情況材料，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。二要認(rèn)真學(xué)習(xí)及深刻領(lǐng)會(huì)上級(jí)主管部門、監(jiān)管部門、各協(xié)會(huì)等有關(guān)文件精神，掌握上級(jí)部門最新情況和信息。在貫徹落實(shí)和工作總體部署方面，辦公室主任要給領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確及時(shí)的參謀意見和建議。三要堅(jiān)持原則，以公司利益為出發(fā)點(diǎn)，實(shí)事求是，不偏不袒，善于“慎言”，勇于直言，對領(lǐng)導(dǎo)包括主要領(lǐng)導(dǎo)同志的失誤和欠妥的決定，要敢于誠懇提醒，不可無原則地迎合和奉承。近年來保安市場的全面開放，激烈的市場競爭將導(dǎo)致部分保安公司被市場淘汰。領(lǐng)導(dǎo)決策的正確與否對公司發(fā)展，有些甚至是對公司存亡起著決定性的作用。如雅虎公司的CEO楊致遠(yuǎn)堅(jiān)持認(rèn)為自已公司的價(jià)值遠(yuǎn)高于微軟公司所給出的估價(jià)，因而拒絕考慮微軟收購雅虎的建議，他的固執(zhí)代價(jià)沉重，股東因此損失了300億美元，自己也因此丟掉了工作。

     辦公室主任要擁護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的正確決策，也要在錯(cuò)誤的決策面前堅(jiān)持原則，顧全大局，不阿諛奉承，以公司利益出發(fā)，要在錯(cuò)誤發(fā)生之前就盡量說服領(lǐng)導(dǎo)改變策略或收回成命。要盡可能的收集充分的信息，準(zhǔn)備強(qiáng)有力的理由，并一定要提供替代的解決方案。如歷史上張良巧言勸劉邦：醍醐灌頂幡然醒，劉邦搬出阿房宮的故事。正因張良、樊噲顧全大局，不迎合與奉承，良言相勸劉邦及時(shí)搬出阿房宮，最終得民心，而后得天下。

     三是自身的修養(yǎng)決定協(xié)調(diào)的成敗，要不斷提高自身素質(zhì)，加強(qiáng)個(gè)人修養(yǎng)。辦公室受其工作性質(zhì)和特點(diǎn)以及工作職責(zé)等多方面的客觀因素制約，辦公室主任更應(yīng)該提高自身素質(zhì)，加強(qiáng)個(gè)人修養(yǎng)，提升業(yè)務(wù)水平。作為辦公室主任，要擁有全面的政治素質(zhì)、品德素質(zhì)、心理素質(zhì)、知識(shí)素質(zhì)。

     政治素質(zhì)是作為一名優(yōu)秀辦公室主任的首要素質(zhì)，政治上不可靠是沒資格成為辦公室主任。其次為品德素質(zhì)，品德素質(zhì)是做好一名優(yōu)秀辦公室主任的基礎(chǔ)素質(zhì)。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好協(xié)調(diào)工作是辦公室的一項(xiàng)基本職責(zé)，若辦公室主任沒有良好的品德、品行，就難以服眾，難以發(fā)揮辦公室的協(xié)調(diào)作用，就無法勝任辦公室主任一職。另外心理素質(zhì)要強(qiáng)，知識(shí)素質(zhì)要硬。心理素質(zhì)方面，應(yīng)做到：急而不燥、怒而不形、喜而不亢；隨和而不盲從、自信而不固執(zhí)、忍讓而不獻(xiàn)媚，直率而不粗暴，多思而不多疑，謹(jǐn)慎而不圓滑，這些是做好一名優(yōu)秀保安公司辦公室主任的基本素質(zhì)。因?yàn)檗k公室工作繁雜，辦事慢條斯理肯定不行，要快要急，但不能躁，一燥就容易忙中出錯(cuò)。如保安大隊(duì)需要安保方案時(shí)，辦公室主任要盡快按實(shí)際情況予以出稿，真正做到部門為大隊(duì)服務(wù)，大隊(duì)為基層服務(wù)的服務(wù)流程。喜怒哀樂，人之常情，但辦公室主任要掌握度，不能盡情發(fā)揮；特別是遇到受委屈的事，要學(xué)會(huì)忍讓，退一步海闊天空，但原則問題上必須寸土不讓。

     知識(shí)素質(zhì)方面，辦公室主任要做到知識(shí)淵博。理論知識(shí)要有較強(qiáng)的知識(shí)儲(chǔ)備，保安專業(yè)知識(shí)要精，有關(guān)保安方面的法律法規(guī)及勞動(dòng)法等基礎(chǔ)知識(shí)方面要通。知識(shí)素質(zhì)的提高不是一朝一夕的事，要一天一日地逐漸積累。辦公室主任只有不斷學(xué)習(xí)，不斷吸取新鮮的知識(shí)，不斷積累工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，不斷提升自身修養(yǎng)，才能不斷地進(jìn)步，方能不斷推動(dòng)保安公司的健康發(fā)展。

     總之做好一名保安公司的辦公室主任，要對公司制度建設(shè)、規(guī)范運(yùn)作、總體規(guī)劃等整體發(fā)展發(fā)揮關(guān)鍵性的作用，以公司發(fā)展大局為主，努力提高自身素質(zhì)，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，服務(wù)于公司。